Hola.
Tus resultados llegan hasta donde tus sistemas dejan.
Nunca lo olvides.
Hay muchas herramientas que suman para tu desarrollo laboral:
- Habilidades
- Experiencias
- Conocimientos
- Actitudes
- Contactos
Pero todo lo que puedas adquirir te sirve de poco si no desarrollas tus propios sistemas.
Yo soy mucho de sistemas, tanto por mi formación académica como por mi visión del mundo. Y en el último año me he metido mucho a mejorar mis propios sistemas, porque sin sistemas eres muy poco eficiente y no llegas lejos.
He platicado con varias personas sobre este tema, y me sorprende que el tema del desarrollo de sistemas tenga tan poca importancia, principalmente debido a que en general se sobrecomplica dicho tema.
Pongámoslo fácil:
Un sistema es una forma de hacer las cosas. Así de simple.
Y normalmente los sistemas de otros no te funcionarán al cien, porque tus necesidades son puntuales y distintas.
-Esta es la razón por la que mucha gente que compra sistemas, ya sea en forma de libros o cursos, terminan sin poder aplicar lo aprendido.-
Veámoslo con un ejemplo:
Un amigo se dedica a asesorar y vender productos para el agro. Al principio batallaba porque consiguió varios productores que atender, pero su organización era mínima.
Entonces, platicando al respecto le dije que tenía que implementar sistemas que le permitiera ser más eficiente.
Para ello le pedí que me dijera una actividad que tenía que hacer y que normalmente le quitaba tiempo. Se fue por el tema del cobro, que incluía llamar, enviar mensajes, hacer facturas y enviar correos.
El objetivo fue generar un sistema que le permitiera hacer el cobro de manera eficiente (algo que en el sector agro nunca es fácil).
Lo que hicimos fue lo siguiente:
Primero comenzó a llevar un control sencillo en Excel, con la información de cuándo le hacían el pedido, cuando lo entregaba y cuando tenía que hacer el cobro. Esta misma información la tenía que anotar en cada nota de venta emitida.
Después optamos por desarrollar un archivo de Word con algunos formatos. El primero era el formato para enviar la factura, donde se adjuntaba la nota de venta escaneada con el celular y donde se indicaban las fechas arribas mencionadas. Esto fue sencillo pero importante, porque solía ocurrir que le respondían preguntando las fechas de pedido o entrega, o incluso solicitando la nota de venta.
Al compartir toda la información desde el principio el proceso se facilitó.
Luego tenía que agendar en su calendario 3 fechas para dar seguimiento al pago. La primera era el día acordado para el pago, la segunda una semana después y la tercera una quincena después, ya fuese vía WhatsApp o llamada, dependiendo el cliente. La idea de agendar es que no se le pasara y no tuviera que estar acordándose a cada rato.
Al realizarse el pago el siguiente paso era llamar al mes para buscar dar seguimiento con un nuevo pedido.
Es importante mencionar que el sistema le funcionó porque lo siguió al pie de la letra, hasta que se le hizo hábito. Incluso, con el tiempo, lo ha ido mejorando.
Y esto solo para responder a la pregunta: ¿Cómo puedo mejorar mi proceso de cobranza?
Por supuesto, tú deberías preguntarte qué es lo más importante que debes mejorar a la brevedad posible, y sobre eso establecer tus propios sistemas.
-Hasta la próxima.
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